Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
Sehr geehrte Ratsuchende,
Sie möchten gerne Leistungen des Frauenhauses im Rahmen der Online Beratung auf der Website www.awo-frauenhaus.de in Anspruch nehmen und teilen uns zu diesem Zweck personenbezogene Daten mit. Nachfolgend möchten wir Sie über den Inhalt und Umfang der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Online Beratung informieren. Wir legen Wert auf eine möglichst transparente Darstellung aller wesentlichen Informationen zu dem Schutz Ihrer Daten. Sollte es dennoch Unklarheiten, Fragen und damit Klärungsbedarf geben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
AWO Frauenhaus Würzburg
Postfach 3142
97041 Würzburg 21
Tel: 0931 619810
Fax: 0931 6198128
Email: frauenhaus@awo-unterfranken.de
www.awo-frauenhaus.de
Datenschutzbeauftragter:
Christian Volkmer, Projekt 29 GmbH & Co. KG, Ostengasse 14, 93047 Regensburg, Telefon: 0941 29 86 93 0, Fax: 0941 29 86 93 16, E-Mail: anfragen@projekt29.de
Art und Zweck der Datenverarbeitung, Kategorien der verarbeiteten Daten:
A. Aufruf der Website
Nachfolgend informieren wir Sie über die datenschutzrechtlich relevanten Vorgänge, die bei einem Aufruf unserer Website stattfinden.
1. Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen wir automatisiert Daten und Informationen vom dem Computersystem, welches Sie zum Aufruf der Website verwenden.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
(1) Informationen über Ihren Browsertyp und die verwendete Version
(2) Informationen über Ihr Betriebssystem
(3) Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs
(4) Websites, von denen Ihr System auf unsere Internetseite gelangt
(5) Websites, die von Ihrem System über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind Ihre IP-Adressen oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu Ihnen ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung unserer Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb unserer Website zwingend erforderlich. Daher besteht für Sie auch keine Widerspruchsmöglichkeit.
2. Websiteanalyse/Cookies
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website zu verbessern, also zu, Beispiel nutzerfreundlicher zu gestalten und an das Nutzerinteresse anzupassen.
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
(1) Browser-Typ/-Version
(2) Verwendetes Betriebssystem
(3) Region, in welcher Sie sich in das Internet eingewählt haben
(4) Uhrzeit und Land der Serveranfrage
(5) Anzahl der Besuche auf unserer Seite
(6) Websites, die von Ihrem System über unsere Website aufgerufen werden
Nicht hiervon betroffen sind Ihre IP-Adressen oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu Ihnen ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt. Die Dauer der Speicherung beträgt 2 Jahre.
Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung der Browser-Software verhindern. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.
B. Registrierung und Nutzung des Online Beratungsangebots
Für die Nutzung unseres Online-Angebotes ist es erforderlich, dass Sie sich registrieren. Bei Registrierung müssen Sie mindestens einen Benutzernamen und ein Passwort angeben sowie folgende Angaben machen:
Wenn Sie unser Angebot anonym nutzen möchten, können Sie sich bei Registrierung einen beliebigen Nutzerinnennamen (= Nickname) geben.
Diese Daten speichern wir zum Zwecke der Einrichtung und Bereitstellung des Benutzerkontos. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen der Online-Beratung zur Verfügung gestellten Daten zum Zwecke der Beantwortung Ihrer Anfrage, d.h. damit wir Sie im Rahmen Ihrer Anliegen informieren, beraten und unterstützen können sowie zur Anlage einer Beratungsdokumentation.
Insbesondere folgende Datenkategorien werden in der Beratungsdokumentation von uns verarbeitet:
Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus Kopie Personalausweis, Kopien von amtlichen Schreiben inkl. Renten- und Krankenversicherungsnummer (sofern dies zur Erbringung der Beratungsleistungen erforderlich ist).
Wie verarbeiten von Ihnen möglicherweise auch Gesundheitsdaten oder andere besondere personenbezogene Daten (z.B. ethnische Herkunft, Religion), sofern diese von Ihnen im Rahmen der Beratung vorgetragen werden und diese für die fachgerechte Beratung erforderlich sind. Die Einschätzung der Erforderlichkeit erfolgt durch das Fachpersonal des Frauenhauses.
Ferner werden aus technischen Gründen die Texte aus dem Chat, also auch die Inhalte aus den Beratungssitzungen, mit dem verwendeten Benutzernamen, dem Datum und der Uhrzeit in einer Protokolldatei gespeichert.
Datenempfänger:
Zugriff auf Ihre Daten haben nur diejenigen Mitarbeiterinnen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Hierzu gehören die hauptamtlichen Mitarbeiterinnen des Frauenhauses. Auch Mitarbeiter*innen unseres Trägers, von dem wir zentrale Dienste in Anspruch nehmen (z.B. IT), können Kenntnis von Daten erhalten, sofern dies im Rahmen der Tätigkeit unumgänglich ist. Dies gilt ebenfalls für externe Wartungsfirmen für Software und IT.
Wir nutzen die Online-Beratungs-Plattform des Anbieters zone35 GmbH & Co. KG als Cloud-Lösung. Die zone35 GmbH & Co. KG erbringt Bereitstellungs-, Hosting- und Wartungsdienste im Zusammenhang mit der Online-Beratungs-Plattform. Wenn wir einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter haben gegebenenfalls Zugriff auf Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmensverbandes erfolgt bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung/Erlaubnis, zur Umsetzung berechtigter Interessen oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben. Externe Datenempfänger können z.B. Behörden oder Gerichte im Rahmen der Rechtsverfolgung und –verteidigung sein.
Speicherdauer:
Wir löschen Ihren Benutzeraccount und die darin hinterlegten Daten sowie die Beratungsdokumentation, wenn Sie Ihren Account aktiv löschen bzw. spätestens nach 12 Monaten nach Abschluss der Online-Beratung. Eine Löschung erfolgt nicht, sofern wir nach Art. 6 Abs. 1 S. lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder die Daten zur Wahrung eines berechtigtes Interesses am Rechtenachweis aufgrund von Verjährungsfristen nach Art. 6 Abs. 1 S. lit. c DSGVO erforderlich sind.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung beruht auf Art. 6 I lit. a DSGVO, wenn Sie uns Ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben haben.
Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 I lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich wird. Dies gilt auch bei vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 I lit. c DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist (z.B. aus Sozialgesetzbuch, Handelsgesetzbuch).
Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 I lit. d DSGVO, wenn die Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich ist.
Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 I lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Ihre Rechte:
Sie haben das Recht, bei uns Auskunft hinsichtlich der über Sie gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO).
Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung (Art. 16 DSGVO).
Bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen oder der Verarbeitung gänzlich widersprechen (Art. 18 und 21 DSGVO).
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet sind (Art. 17 DSGVO).
Sie haben das Recht, eine Einwilligung, die auf Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt, so haben Sie die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde. Für unsere Einrichtung ist folgende Aufsichtsbehörde zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, Tel: +49 (0) 981 53 1300, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.
